PODPOWIADAMY I DAJEMY NARZĘDZIE, ALE POZOSTAWIAMY KIEROWNIKOWI USC PEŁNĄ SAMODZIELNOŚĆ, OCENĘ I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ROZSTRZYGNIĘCIE.
WZÓR OPRACOWANY PRZEZ STOWARZYSZENIE VERITAS ET IUS. W SŁUŻBIE NARODOWI.
Wersja rozszerzona wraz z pogłębioną argumentacją prawną.
KIEROWNIK URZĘDU STANU CYWILNEGO W […]
znak sprawy: […]
[…], dnia […] 2026 r.
DECYZJA
Na podstawie art. 107 pkt 1 w związku z art. 104 ust. 1 i 2 oraz art. 2 ust. 1–3 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, w związku z art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy, art. 7, art. 8 ust. 1 i 2, art. 18, art. 87 ust. 1 oraz art. 92 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, a także art. 104 i art. 107 § 1 i 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, po rozpoznaniu wniosku […] z dnia […] o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego sporządzonego w […] dotyczącego związku zawartego przez […] i […],
odmawiam dokonania transkrypcji przedłożonego zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.
UZASADNIENIE
I. Stan faktyczny
W dniu […] do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w […] wpłynął wniosek […] o dokonanie transkrypcji zagranicznego dokumentu sporządzonego przez […] w państwie […].
Z dokumentu wynika, że w dniu […] przed właściwym organem […] doszło do sformalizowania związku dwóch osób tej samej płci: […] oraz […].
Organ ustalił ponadto, że:
- wnioskodawcy posiadają obywatelstwo […];
- związek został zawarty w państwie […];
- [wnioskodawcy korzystali / nie korzystali] przed jego zawarciem z prawa swobodnego przemieszczania się i pobytu na terytorium Unii Europejskiej;
- [utworzyli / nie utworzyli] w państwie zawarcia związku rzeczywistego życia rodzinnego;
- przedmiotowy dokument jest w państwie jego wystawienia kwalifikowany jako akt małżeństwa.
Okoliczności te mają zasadnicze znaczenie nie tylko z punktu widzenia prawa krajowego, lecz także dla ustalenia zakresu zastosowania prawa Unii Europejskiej, w szczególności wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 25 listopada 2025 r. w sprawie C-713/23.
II. Charakter prawny transkrypcji
Zgodnie z art. 104 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego zagraniczny dokument stanu cywilnego będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji.
Stosownie natomiast do art. 104 ust. 2 tej ustawy transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, zarówno językowo, jak i formalnie, bez jakiejkolwiek ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w dokumencie.
Transkrypcji nie można jednak utożsamiać z mechanicznym przepisaniem treści dokumentu.
Jej skutkiem jest bowiem powstanie polskiego aktu stanu cywilnego funkcjonującego w krajowym systemie rejestracji stanu cywilnego.
Zgodnie z art. 3 p.a.s.c. akt stanu cywilnego stanowi wyłączny dowód zdarzeń w nim stwierdzonych.
Transkrypcja wywołuje więc skutki prawne w polskim porządku prawnym i dlatego jej dopuszczalność podlega ocenie na podstawie przesłanek określonych przez ustawodawcę.
III. Relacja między Prawem o aktach stanu cywilnego a Kodeksem rodzinnym i opiekuńczym
Prawo o aktach stanu cywilnego nie tworzy materialnoprawnej instytucji małżeństwa.
Reguluje ono zasady rejestracji stanu cywilnego.
Materialnoprawna konstrukcja małżeństwa została natomiast określona przede wszystkim w Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym.
Art. 1 § 1 k.r.o. stanowi, że:
„Małżeństwo zostaje zawarte, gdy mężczyzna i kobieta […] złożą […] oświadczenia, że wstępują ze sobą w związek małżeński”.
Ustawodawca konsekwentnie posługuje się więc konstrukcją dwóch osób odmiennej płci jako podmiotów czynności prawnej prowadzącej do zawarcia małżeństwa.
Prawo o aktach stanu cywilnego jest w tym zakresie regulacją akcesoryjną wobec prawa rodzinnego.
Rejestr stanu cywilnego dokumentuje określone stosunki prawne. Nie może natomiast poprzez czynność rejestracyjną samodzielnie tworzyć nowych typów stosunków rodzinnych nieprzewidzianych ustawą.
IV. Art. 107 pkt 1 p.a.s.c. jako samodzielna przesłanka odmowy
Zgodnie z art. 107 pkt 1 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli dokument w państwie jego wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, nie został wydany przez właściwy organ, budzi wątpliwości co do autentyczności albo potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon.
W ocenie organu pojęcie „małżeństwa” użyte w art. 107 pkt 1 p.a.s.c. nie funkcjonuje w prawnej próżni.
Jego normatywnego znaczenia należy poszukiwać w ustawie regulującej tę instytucję, tj. przede wszystkim w Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym.
Nie sposób zaakceptować wykładni, zgodnie z którą ten sam ustawodawca w Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym posługuje się jednym pojęciem małżeństwa, natomiast w Prawie o aktach stanu cywilnego – bez jakiegokolwiek przepisu szczególnego – pojęciu temu nadaje zupełnie inną treść.
W konsekwencji przedłożony dokument, niezależnie od jego kwalifikacji w państwie pochodzenia, dla potrzeb zastosowania art. 107 pkt 1 p.a.s.c. musi być oceniany przez pryzmat zdarzeń podlegających rejestracji w polskim rejestrze stanu cywilnego.
Nie chodzi zatem o ocenę ważności związku w państwie jego zawarcia.
Organ nie kwestionuje, że związek został skutecznie zawarty zgodnie z prawem państwa […].
Przedmiotem niniejszego postępowania jest inne zagadnienie:
czy zagraniczny dokument może zostać przeniesiony do polskiego rejestru jako akt dokumentujący „małżeństwo” w rozumieniu ustawy regulującej polski rejestr stanu cywilnego.
Organ udziela na to pytanie odpowiedzi negatywnej.
V. Znaczenie zdania odrębnego w wyroku NSA II OSK 2070/23
Organowi znany jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 maja 2026 r., sygn. II OSK 2070/23.
Organ uwzględnia, że większość składu orzekającego uznała w tej sprawie za wadliwe zastosowanie art. 107 pkt 3 p.a.s.c., tj. klauzuli podstawowych zasad porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
Rozstrzygnięcie to nie jest jednak równoznaczne ze stwierdzeniem, że w każdym przypadku zagranicznego dokumentu dotyczącego związku dwóch osób tej samej płci spełnione zostają wszystkie ustawowe warunki transkrypcji.
W tej samej sprawie przedstawione zostało zdanie odrębne sędziego NSA Tomasza Bąkowskiego, w którym wskazano na samodzielny charakter art. 107 pkt 1 p.a.s.c.
Zgodnie z tą argumentacją materia Prawa o aktach stanu cywilnego ma charakter akcesoryjny wobec regulacji materialnoprawnych, a skoro czynności przewidziane w p.a.s.c. dotyczą małżeństwa w znaczeniu przyjętym w art. 1 § 1 k.r.o., to także transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa odnosi się do tak rozumianej instytucji.
Organ podziela tę argumentację.
Co istotne, art. 107 pkt 1 i art. 107 pkt 3 ustanawiają odrębne, samodzielne przesłanki odmowy.
Uznanie przez sąd, że w określonej sprawie nie zachodzi klauzula porządku publicznego określona w pkt 3, nie przesądza samo przez się o nieistnieniu przesłanki określonej w pkt 1.
VI. Art. 18 Konstytucji RP
Stosownie do art. 18 Konstytucji:
„Małżeństwo jako związek kobiety i mężczyzny, rodzina, macierzyństwo i rodzicielstwo znajdują się pod ochroną i opieką Rzeczypospolitej Polskiej”.
Organ nie traktuje art. 18 Konstytucji jako jedynej ani bezpośredniej podstawy odmowy transkrypcji.
Przepis ten ma jednak istotne znaczenie systemowe dla wykładni ustawowego pojęcia małżeństwa.
Zestawienie art. 18 Konstytucji z art. 1 § 1 k.r.o. przemawia przeciwko przyjęciu wykładni, według której organ administracji, bez zmiany ustawy, miałby przez czynność rejestracyjną posługiwać się szerszą kategorią małżeństwa niż ustawodawca w prawie rodzinnym.
VII. Zmiana wzoru dokumentu nie stanowi zmiany prawa materialnego
Rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji z 22 maja 2026 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego zmieniono wzory dokumentów, wprowadzając między innymi rubryki umożliwiające wybór oznaczenia „Mężczyzna/Kobieta” w odniesieniu do każdej z osób wskazanych w odpisie aktu małżeństwa.
Nie zmieniono jednak:
– art. 1 § 1 k.r.o.;
– art. 104 p.a.s.c.;
– art. 107 p.a.s.c.;
– ustawowej konstrukcji małżeństwa;
– przesłanek sporządzenia polskiego aktu stanu cywilnego.
Rozporządzenie wydano na podstawie upoważnienia ustawowego dotyczącego wzorów dokumentów.
Zgodnie z art. 92 ust. 1 Konstytucji rozporządzenie jest aktem wydawanym w celu wykonania ustawy.
Nie może ono samodzielnie zmieniać treści normy ustawowej.
Dlatego należy odróżnić dwa zagadnienia:
po pierwsze – czy technicznie istnieje formularz pozwalający określone dane wpisać;
po drugie – czy materialne przepisy prawa pozwalają organowi dokonać czynności, której następstwem byłoby wykorzystanie tego formularza.
Istnienie wzoru dokumentu nie jest samoistną podstawą prawną dokonania czynności.
Formularz nie tworzy kompetencji.
Formularz służy wykonaniu kompetencji wynikającej z ustawy.
VIII. Wyrok Trybunału Konstytucyjnego U 2/26
Organ uwzględnił rozstrzygnięcie Trybunału Konstytucyjnego z 28 lipca 2026 r., sygn. U 2/26.
Trybunał orzekł, że rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z 22 maja 2026 r. w zakresie, w jakim wprowadza w załącznikach nr 1–6 wzory dokumentów przeznaczone do sporządzania i wydawania odpisów aktów małżeństwa oraz zaświadczeń dotyczących związków zawartych za granicą, które nie stanowią związku kobiety i mężczyzny, jest niezgodne z art. 92 ust. 1 w związku z art. 18 Konstytucji.
Rozstrzygnięcie to ma dla niniejszej sprawy znaczenie systemowe.
Potwierdza bowiem rozróżnienie pomiędzy:
- ustawową regulacją instytucji prawa rodzinnego,
- ustawową regulacją transkrypcji,
- wykonawczym określeniem wzoru dokumentu.
Akt wykonawczy nie może samodzielnie prowadzić do normatywnej zmiany dwóch pierwszych elementów.
POUCZENIE
Od niniejszej decyzji służy stronie odwołanie do Wojewody […] za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w […], w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
……………………………………
[UWAGA DO ZASTOSOWANIA W PRAKTYCE]
Jeżeli w dacie wydania decyzji wyrok U 2/26 nadal nie został ogłoszony w Dzienniku Ustaw, uzasadnienie decyzji powinno wyraźnie odnotować tę okoliczność i odrębnie przedstawić stanowisko organu co do znaczenia niepromulgowanego rozstrzygnięcia.
Nie należy przemilczać problemu publikacji wyroku.